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做展會策劃方案如何把握關(guān)鍵點?

    展會策劃方案是一個展會的“眼睛”,展會組織者通過它培育和挖掘市場,而市場透過這個“眼睛”看效益。
    一個優(yōu)秀的展會策劃方案不僅體現(xiàn)了展會組織者組織展會的目的,更重要的是通過它來吸引廣大商家參展、參會。從某意義上來說,策劃方案就是一座橋,一頭連著商家、采購商,一頭連著展會組織者。組織者要通過這座橋把商家、采購商等邀請過來,商家、采購商等要跨過這座橋才能更好地觸摸市場?梢姡粋策劃方案對組織好一個展會是多么重要。
    對展會組織者來說,一個優(yōu)秀的展會策劃方案要把握和處理好如下四個關(guān)鍵點:
    一是充分體現(xiàn)高度。這里所說的“高度”專指符合政策。組織一個展會,組織者首先看到是它的市場潛力,但你所看見的“市場”,能不能開發(fā),怎么能讓它開發(fā),就要靠“政策”來衡量和把握。這個時候,就需要組織者充分查閱相關(guān)國家文件規(guī)定,把國家對該展會涉及到的產(chǎn)業(yè)發(fā)展態(tài)度和意見該引用的引用,該轉(zhuǎn)述的轉(zhuǎn)述,該進一步理解的進一步理解。通過“引用”、“轉(zhuǎn)述”、“理解”等方式,讓展會策劃方案合法化、合理化、合情化。因為合法,說明國家允許,有關(guān)部門就沒有理由阻攔;因為合理,說明展會應(yīng)該組織,應(yīng)該搞;因為合情,符合當(dāng)?shù)匕l(fā)展?fàn)顩r,對產(chǎn)業(yè)發(fā)展,對經(jīng)濟發(fā)展有利,說明有關(guān)部門應(yīng)該積極提供支持。所以,“高度”很重要。提高高度的政策來源主要有:國家和地方五年發(fā)展規(guī)劃綱要;國家和地方有關(guān)展會涉及到的產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策(如意見、辦法、綱要、通知等);國家和地方領(lǐng)導(dǎo)在重要專項會議上做出的工作部署和重要講話精神;國家和地方“兩會”等重要會議、專項會議上政府工作報告和領(lǐng)導(dǎo)講話;國家和地方主要領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)指示和批示等。
    二是解決“市場”問題。這是一個展會成功策劃的要害,是核心。參展商參加這個展會有何收益,有什么樣的回報?專業(yè)觀眾到會又有什么樣的收獲和價值?整個策劃方案可以說要圍繞這個核心來組織,并通過方案巧妙地解疑釋惑?梢,展會策劃方案并不好寫,更不能輕易出手。因為參展商、專業(yè)觀眾了解展會的第一個“窗口”是它,因為參展商、專業(yè)觀眾能看到希望與商機的也是它,因為參展商、專業(yè)觀眾了解展會權(quán)威性、可信度高低、組織者水平高低的還是通過它……
    對一個展會來說,參展商關(guān)注的市場,最核心的是有一定目標(biāo)數(shù)量的專業(yè)觀眾(采購商、經(jīng)銷商、產(chǎn)品使用者等)與會。至于說這個展會有多大的客流量,他們并不關(guān)心;蛟S有人會問,為什么這么說?與會圈外人士多了,問這問那的自然就多了,參展商不僅費口舌,而且還影響與真正有意向的專業(yè)人士交流、洽談。參展商接觸這樣的人多了,自然十分勞累,萬一此時再與專業(yè)人士交流,難免容易出現(xiàn)精神不濟而影響工作。此外,如果參展商還帶有手提袋、宣傳冊等贈予與會人員的物品,如果發(fā)給了圈外人士,手提袋可能留下了,參展商關(guān)心的宣傳冊便有可能被丟進垃圾桶,大量的非專業(yè)人士與會,造成如此不必要的浪費更大更多,參展商不僅不會有收益,還會大大增加參展成本。
    針對這個問題,展會組織者要在策劃方案中表明如下幾個關(guān)鍵點解決方案:對展會的宣傳力度、影響力度、號召力度;展會的專業(yè)化程度。比如保證專業(yè)觀眾與會的組織手段、途徑、方式,歷屆展會專業(yè)觀眾統(tǒng)計信息、購銷信息等;展會的權(quán)威性。比如組織者的地位與影響、該展會在業(yè)界的口碑與影響、與會專業(yè)人士以及領(lǐng)導(dǎo)、專家的分量等。
    對一個展會來說,與會專業(yè)人士(采購商、經(jīng)銷商、產(chǎn)品使用者等)關(guān)注的市場,最核心的是能有多少專業(yè)廠家與會參展,展出的是哪類展品,有沒有能滿足他們需要的產(chǎn)品,怎么能采購到他們既需要、價格有所優(yōu)惠、質(zhì)量又有保障的產(chǎn)品。
    對此問題,展會組織者應(yīng)重點圍繞如下幾個方面去解答:參展企業(yè)的數(shù)量與分量,比如有多少家世界500強企業(yè)、有多少家大型跨國公司、有多少家國內(nèi)業(yè)界龍頭企業(yè)等與會;展品的先進性,如有什么樣的世界先進技術(shù)水平產(chǎn)品、國內(nèi)先進技術(shù)產(chǎn)品等技術(shù)含量較高的展品亮相;展會組織者如何保證以優(yōu)質(zhì)服務(wù)協(xié)助專業(yè)人士采購到他們所需的物美價廉的產(chǎn)品等;業(yè)內(nèi)專業(yè)高峰會議組織情況,比如有哪些有權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)、專家發(fā)布權(quán)威報告等。
    三是注意法律問題。現(xiàn)在會展市場不太規(guī)范,而且多數(shù)承辦展會的機構(gòu)屬民營個體企業(yè)。這些企業(yè)為了實現(xiàn)利益最大化,在各種展會宣傳資料和宣傳活動推介中,虛夸展會規(guī)模、影響,虛報展會數(shù)字,虛列來頭大的中央、省、市政府部門和機構(gòu)等為展會支持單位,向參展商、與會觀眾等虛承諾其他服務(wù)項目等,這些都是不良事件的由頭和導(dǎo)火索,十分容易引發(fā)雙方紛爭,激化矛盾。如果展會組織者對此類問題處理不當(dāng)、不及時,就極有可能被訴諸法律?偨Y(jié)全國媒體報道的案例,以及業(yè)界人士總結(jié)的此類情況和經(jīng)驗,如果展會上出現(xiàn)“涉法”問題,雖然不能說100%由展會組織者引起,但可以說絕大多數(shù)問題都出在展會組織者身上。所以,做一個優(yōu)秀的展會策劃方案,文字表述非常重要,既要充分表達組織者的戰(zhàn)略意圖,又不能留下任何不良把柄或痕跡。
    四是創(chuàng)新問題。現(xiàn)在各地的展會一個接一個,不同題材的展會還好說,如果說一個城市有兩個以上的同題材展會要舉辦,那么你這個展會要獨領(lǐng)風(fēng)騷,展會組織者就必須重點考慮你這個展會的“出新”之處和“權(quán)威”程度。
 
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