成功展會(huì)的36點(diǎn)注意事項(xiàng)

 1)精心設(shè)計(jì)規(guī)劃主題：針對(duì)會(huì)議展覽活動(dòng)定位,為未來(lái)會(huì)展活動(dòng)發(fā)展的主軸、方向、推動(dòng)的重點(diǎn)及主題(Theme)而設(shè)計(jì)規(guī)劃?同時(shí)依此主題更容易吸引較多的參與。

 2)協(xié)助國(guó)際競(jìng)標(biāo)資料搜集：要參與國(guó)際競(jìng)標(biāo)需要各類完整的訊息和信息,例如舉辦條件、配合條件和環(huán)境、支持信函、預(yù)算及響應(yīng)條件等,都要先規(guī)劃好。

 3)規(guī)劃完整競(jìng)標(biāo)執(zhí)行作業(yè)：如何向國(guó)際會(huì)展委員會(huì)報(bào)告,準(zhǔn)備什么資料(什么是您的城市最有競(jìng)爭(zhēng)力的重點(diǎn)?) ,如何爭(zhēng)取各個(gè)代表的支持,同時(shí)又競(jìng)標(biāo)成功。

 4)協(xié)助籌設(shè)工作委員會(huì)：籌辦會(huì)展有許多細(xì)節(jié)工作,因此交付各工作小組的分工職務(wù)、組織圖、工作職掌和權(quán)責(zé)及各個(gè)工作委員會(huì)的連系及籌備會(huì)議召開(kāi),都應(yīng)該先行設(shè)立作法。

 5)決定會(huì)展辦理名稱及時(shí)程：任何會(huì)展的舉辦時(shí)間都應(yīng)與其它地區(qū)或世界會(huì)議錯(cuò)開(kāi),以避免時(shí)間重復(fù),同時(shí)也容易吸引更多與會(huì)者參加,當(dāng)然訂定會(huì)展名稱也很重要,也影響與會(huì)的意愿。

 6)規(guī)劃會(huì)展辦理模式及作法：國(guó)際性會(huì)展應(yīng)該明確其辦理的模式及作法先行安排,如此才能正確且有方向地開(kāi)始籌辦會(huì)展事務(wù)和工作。

 7)詳細(xì)評(píng)估并編列預(yù)算：整體會(huì)展所需的預(yù)算是會(huì)展成敗的重要關(guān)鍵因素,各項(xiàng)預(yù)估細(xì)目、需求數(shù)量、需求的時(shí)程及辦理方式,都影響預(yù)算編列和評(píng)估計(jì)算。

 8)研析經(jīng)費(fèi)來(lái)源及時(shí)程：各項(xiàng)會(huì)展的收入來(lái)源有注冊(cè)費(fèi)、展位費(fèi)、廣告費(fèi)及其它等,但是金額來(lái)處,所占比例以及什么時(shí)程會(huì)進(jìn)帳,都有一定的影響。

 9)建立募款機(jī)制和作法：許多會(huì)展的召開(kāi)都有賴充分的經(jīng)費(fèi),但是如何募款,對(duì)象如何尋找?是不是該編列募款說(shuō)明書?尋求贊助的作法應(yīng)該如何開(kāi)展?都應(yīng)該規(guī)劃清楚,以達(dá)到募款目的。

 10)建構(gòu)大會(huì)收支作業(yè)程序：要辦理國(guó)際會(huì)展當(dāng)然要開(kāi)立外匯收支帳戶,但如何開(kāi)立?收支帳款如何作業(yè)?都應(yīng)該有套專業(yè)作法,同時(shí)也該訂立收支作業(yè)程序,確保會(huì)展順利推動(dòng)。

 11)確認(rèn)專業(yè)會(huì)展策劃顧問(wèn)：一場(chǎng)圓滿成功的國(guó)際會(huì)展,絕對(duì)需要聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)、有專業(yè)及有熱誠(chéng)的顧問(wèn)或公司來(lái)提供專業(yè)策劃,當(dāng)然如何搜尋、確認(rèn)并相互合作是重要的起點(diǎn)。

 12)會(huì)展場(chǎng)地搜尋和勘查：要選擇渡假村?市區(qū)會(huì)展中心?還是大學(xué)?該要多大的區(qū)域?有多少分組房間?真正的空間尺寸及挑高合適與否?都是勘查場(chǎng)地的重點(diǎn)。

 13)確認(rèn)場(chǎng)地及周邊條件：會(huì)展場(chǎng)地需要相當(dāng)多的配合條件,諸如是否容易抵達(dá)?配套的影音條件?相關(guān)的服務(wù)條件等,都是重點(diǎn)的考慮需求。

 14)確認(rèn)整體會(huì)展流程：會(huì)展的議程及辦理作業(yè)都應(yīng)該先行安排規(guī)劃妥當(dāng),自然比較容易推動(dòng)各項(xiàng)籌備工作,并且有效吸引與會(huì)和參展。

 15)規(guī)劃各類配合活動(dòng)：會(huì)展的辦理有許多相關(guān)配合活動(dòng),如開(kāi)閉幕典禮、接待酒會(huì)、文化之夜、參觀行程及旅游節(jié)目等,這些都是會(huì)展籌備的規(guī)劃重點(diǎn)?

 16)規(guī)劃講員及發(fā)表方式：國(guó)際會(huì)議的講員、發(fā)表作法、與談人,評(píng)論人及主持人等,都是需要精心規(guī)劃和安排,成立學(xué)術(shù)委員會(huì)的目的就是因應(yīng)這樣的需求。

 17)訂定邀請(qǐng)講員條件：要以什么方式邀請(qǐng)?提供什么條件?如何確定各個(gè)名單,邀請(qǐng)的時(shí)限在何時(shí)?都決定了講員是否積極參加的因素。

 18)規(guī)劃論文征集方式：規(guī)定何種主題?是否請(qǐng)先交論文摘要“Abstract “?訂定交卷時(shí)間?以及規(guī)劃論文收集的作業(yè)方式,都影響論文比重和收集順利。

 19)協(xié)助成立論文評(píng)選機(jī)制：針對(duì)論文繳交之后,是否符合大會(huì)發(fā)表的標(biāo)準(zhǔn)和作業(yè),應(yīng)該有個(gè)公正且清晰的作法,以使得論文發(fā)表能為大會(huì)創(chuàng)造更豐富的內(nèi)涵。

 20)論文集編修印制作業(yè)：由于論文征集有一定格式及時(shí)程,編輯、美術(shù)設(shè)計(jì)及印刷,都有相當(dāng)要求的標(biāo)準(zhǔn),因此應(yīng)該以國(guó)際水準(zhǔn)來(lái)制作。

 21)論文集出版及運(yùn)送作業(yè)：論文集編印后是否會(huì)因其份量而申請(qǐng)版號(hào),并在會(huì)后發(fā)送給圖書館及相關(guān)學(xué)術(shù)單位,以便于日后留存。

 22)會(huì)議論文發(fā)表及確認(rèn)：參加此次會(huì)議發(fā)表人之名單必需事前確定,發(fā)表時(shí)間多長(zhǎng)?留有多少時(shí)間詢答評(píng)論?都和議事流暢與否有關(guān)。

 23)建構(gòu)報(bào)名作業(yè)機(jī)制： 整體會(huì)展的報(bào)名,少則五十余人,多則好幾千人,因此如何建立網(wǎng)絡(luò)報(bào)名、傳真報(bào)名或其它方式,或是否可以網(wǎng)絡(luò)交費(fèi),兩人以上報(bào)名可否優(yōu)惠,這些是報(bào)名機(jī)制要確定的。

 24)發(fā)送通告書及確認(rèn)：Announcement有第一次、二次或最后一次,主要是在確立開(kāi)會(huì)時(shí)間,模式、住宿、交通、場(chǎng)地及各次議程的簡(jiǎn)明介紹。

 25)建立潛在與會(huì)名單：要先了解那些人,那些單位是有可能參加?藉助行銷文宣的作法,再配合潛在名單,可以廣泛吸引更多人仕的參與。

 26)協(xié)助規(guī)劃報(bào)名作業(yè)：包括現(xiàn)場(chǎng)報(bào)名、會(huì)前報(bào)名、報(bào)名費(fèi)用及開(kāi)戶方式等都是在開(kāi)始接受報(bào)名時(shí)先行確認(rèn)的,同時(shí)要訂定用什么方式來(lái)報(bào)名。

 27)進(jìn)行報(bào)名作業(yè)及收款：報(bào)名費(fèi)用會(huì)因?yàn)樘嵩鐖?bào)名(early bird)而有不同的標(biāo)準(zhǔn),眷屬報(bào)名又是如何規(guī)定?收款又是采行電匯,刷卡還是支票?都應(yīng)該規(guī)范清楚?

 28) 確認(rèn)并制作與會(huì)名單：接受報(bào)名以后,就會(huì)開(kāi)始確認(rèn)名單,看看是否那些單位還可以再多加把勁多些人來(lái)報(bào)名,并且準(zhǔn)備開(kāi)始制作名牌?

 29)設(shè)計(jì)并制作大會(huì)印刷品：整體國(guó)際會(huì)展的表征,可以由它的大會(huì)印刷品如何設(shè)計(jì)和制作看出,這包括宣傳海報(bào)、名牌、通告書、桌卡及大會(huì)手冊(cè)等數(shù)十種。

 30)規(guī)劃印刷品內(nèi)容作業(yè)：由于國(guó)際會(huì)議及展覽對(duì)于文宣印刷品,有一定的編排需求,內(nèi)容也必須簡(jiǎn)潔明確和易尋,通常是二種語(yǔ)文并存(如中英文、英西文等)?

 31)了解印刷品需求及派發(fā)：對(duì)于文宣印刷品要印多少份?采用什么材質(zhì)?有那些機(jī)構(gòu)是主要派發(fā)對(duì)象?當(dāng)然能夠讓文宣印刷品達(dá)到效益,才是最重要的。

 32)規(guī)畫展覽作業(yè)及配置辦法：對(duì)于國(guó)際會(huì)議而言,展覽是非常重要的資源,因此如何善于規(guī)畫,整合參展廠商,鼓勵(lì)創(chuàng)新研發(fā),知識(shí)訊息交流,因此確定展示主題、規(guī)模、環(huán)境及參與對(duì)象,都是規(guī)畫重點(diǎn)?

 33)確定參展及訂價(jià)收支辦法：參展商依照主題區(qū)分,選擇展區(qū)位置,并且依不同訂價(jià)付費(fèi)展示,當(dāng)然參展仍需要相當(dāng)多軟件活動(dòng)及硬件器材和行銷策略,才能擴(kuò)大展覽效益和影響力。

 34)作好征展文宣作業(yè)：一個(gè)好的展示活動(dòng)需要大力宣傳,預(yù)期有多少觀眾?是否有專業(yè)論壇搭配?重要廠商是否都會(huì)參加?辦理時(shí)程和效益,也是文宣作業(yè)的重點(diǎn)。

 35)參展報(bào)名及收費(fèi)作業(yè)：報(bào)名參加展覽是需要詳細(xì)規(guī)畫和運(yùn)作,那些知名大廠,那些平日配合度高的廠家,都應(yīng)即早確認(rèn)并報(bào)名收費(fèi),使得整體展示活動(dòng)能夠順利進(jìn)行。

 36)召開(kāi)參展廠商說(shuō)明會(huì)：基本上一次展覽多達(dá)百余家,如何規(guī)定進(jìn)場(chǎng)時(shí)間?什么時(shí)候搭好展位?噪音、清運(yùn)、退場(chǎng)貨品規(guī)定等,都是需要展前規(guī)定清楚。

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